Personvernerklæring

Sist oppdatert: Juni 2025

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan («vi», «oss» eller «vår») samler inn, bruker, lagrer og beskytter dine personopplysninger i samsvar med EUs personvernforordning (GDPR) (EU) 2016/679 og norsk personopplysningslov. Vi er forpliktet til å behandle dine personopplysninger på en åpen, rettferdig og lovlig måte.

Denne erklæringen gjelder for alle besøkende på vårt nettsted alquessianroyalretreat.com, gjester ved Alquessianroyalretreat i Trondheim, samt alle andre personer som vi behandler personopplysninger om i forbindelse med vår virksomhet.

1. Behandlingsansvarlig

Den behandlingsansvarlige for dine personopplysninger er:

2. Personvernombud (DPO)

Vi har utnevnt et personvernombud som er ansvarlig for å overvåke etterlevelsen av denne personvernerklæringen og gjeldende personvernlovgivning. Du kan kontakte vårt personvernombud på følgende måte:

Du kan kontakte personvernombudet direkte dersom du har spørsmål, bekymringer eller ønsker å utøve dine rettigheter i henhold til GDPR.

3. Personopplysninger vi samler inn

Vi samler inn ulike kategorier av personopplysninger avhengig av din relasjon til oss. Nedenfor finner du en oversikt over hvilke opplysninger vi samler inn og i hvilken sammenheng:

3.1 Opplysninger du gir oss direkte

• Identifikasjonsopplysninger: Fornavn, etternavn, fødselsdato, nasjonalitet og passnummer eller annen identifikasjon (kreves ved innsjekk og for kasinodrift i henhold til norsk lov).
• Kontaktopplysninger: E-postadresse, telefonnummer, postadresse.
• Reservasjons- og bestillingsopplysninger: Inn- og utsjekningsdatoer, rompreferanser, spesielle forespørsler, antall gjester og type rom.
• Betalingsopplysninger: Kredittkort- eller debetkortdetaljer (inkludert kortnummer, utløpsdato og CVV), faktureringsadresse. Merk: Fullstendige betalingskortdetaljer lagres ikke av oss direkte, men behandles via sikre betalingsformidlere.
• Kontoopplysninger: Brukernavn, passord og innstillinger for lojalitetsprogram eller kundekonto.
• Kommunikasjon: Innhold i meldinger, klager, tilbakemeldinger og korrespondanse sendt til oss via e-post, kontaktskjema eller telefon.
• Helseopplysninger (særlige kategorier): Informasjon om allergier, kostbehov eller tilgjengelighetsbehov som du frivillig oppgir for å tilpasse oppholdet ditt. Slike opplysninger behandles kun med ditt uttrykkelige samtykke.

3.2 Opplysninger vi samler inn automatisk

• Tekniske opplysninger: IP-adresse, nettlesertype og -versjon, operativsystem, enhetstype og skjermoppløsning.
• Bruksopplysninger: Sider du besøker på nettstedet, tidspunkt for besøk, tid brukt på sider, klikkstrøm og søkeord.
• Informasjonskapsler og sporingsdata: Se vår separate informasjonskapselspolicy for detaljer.
• Lokasjonsopplysninger: Grov geografisk plassering basert på IP-adresse.

3.3 Opplysninger fra tredjeparter

• Reisebyråer og bestillingsplattformer: Reservasjonsdetaljer og kontaktopplysninger formidlet gjennom tredjepartskanaler som Booking.com, Expedia eller reisebyråer.
• Betalingsbehandlere: Bekreftelse på betalingstransaksjoner og svindelforebygging.
• Myndigheter: Informasjon i forbindelse med krav fra rettshåndhevende myndigheter eller tilsynsorganer.
• Sosiale medier: Dersom du velger å logge inn via sosiale medier eller deler innhold relatert til oss.

3.4 Opplysninger knyttet til kasinodrift

Som en del av vår kasinovirksomhet er vi underlagt strenge krav i henhold til norsk spillovgivning og hvitvaskingsloven. I denne forbindelse samler vi inn:

• Gyldig legitimasjon (pass, nasjonalt ID-kort eller førerkort) for identitetsverifisering og alderskontroll (minimumsalder 18 år).
• Spillhistorikk og transaksjonsdata i henhold til lovkrav.
• Opplysninger for å gjennomføre kundekontrolltiltak (KYC – Know Your Customer) i samsvar med hvitvaskingsregelverket (AML).
• Videoovervåkingsopptak fra kasinolokalene for sikkerhetsformål.
• Opplysninger om selveksklusjon dersom du har meldt deg inn i et selveksklusjonsprogram.

4. Rettslig grunnlag for behandling (GDPR artikkel 6)

Vi behandler dine personopplysninger i samsvar med GDPR artikkel 6. Nedenfor finner du en oversikt over de rettslige grunnlagene vi benytter:

4.1 Oppfyllelse av avtale – artikkel 6(1)(b)

Vi behandler opplysninger som er nødvendige for å oppfylle en avtale med deg, eller for å gjennomføre tiltak på din anmodning før avtaleinngåelse. Dette inkluderer:

• Håndtering av romreservasjoner og innsjekk/utsjekk.
• Administrasjon av betalinger og fakturering.
• Levering av tjenester du har bestilt, som romservice, spa-behandlinger og restaurantbookinger.
• Håndtering av forespørsler og klager knyttet til ditt opphold.

4.2 Overholdelse av rettslig forpliktelse – artikkel 6(1)(c)

Vi er forpliktet til å behandle visse opplysninger for å overholde gjeldende lovgivning, herunder:

• Identitetsverifisering og alderskontroll i henhold til norsk spillovgivning.
• Hvitvaskingskontroll og rapporteringsplikt i henhold til hvitvaskingsloven (AML/KYC-krav).
• Bokføring og regnskapsplikt i henhold til norsk regnskapslov og bokføringslov.
• Oppbevaring av gjesteregister i henhold til hotellforskriften.
• Rapportering til skattemyndigheter og andre offentlige etater.
• Overholdelse av pålegg fra rettshåndhevende myndigheter.

4.3 Berettiget interesse – artikkel 6(1)(f)

Vi kan behandle dine opplysninger der det er nødvendig av hensyn til våre berettigede interesser, forutsatt at disse ikke overstyres av dine grunnleggende rettigheter og friheter. Dette inkluderer:

• Sikring av hotellets og kasinoets lokaler gjennom videoovervåking (CCTV).
• Forebygging og oppdagelse av svindel, tyveri og annen kriminell aktivitet.
• Forbedring av våre tjenester og nettstedet basert på analyser av brukeratferd.
• Direkte markedsføring til eksisterende gjester (med rett til å reservere seg).
• Administrasjon av lojalitetsprogram og gjenkjenning av tilbakevendende gjester.
• Håndtering og forsvar av rettslige krav.
• Nettverkssikkerhet og IT-sikkerhet.

4.4 Samtykke – artikkel 6(1)(a)

Der vi baserer behandlingen på ditt samtykke, vil vi innhente dette eksplisitt og på en tydelig måte. Dette gjelder blant annet for:

• Markedsføringskommunikasjon via e-post eller SMS til nye kontakter.
• Bruk av ikke-nødvendige informasjonskapsler og sporingsteknologier.
• Behandling av særlige kategorier av personopplysninger, som helseopplysninger for tilrettelegging.
• Publisering av bilder eller omtaler fra ditt opphold på våre plattformer.

Du kan trekke ditt samtykke tilbake når som helst uten at dette påvirker lovligheten av behandling som har skjedd på grunnlag av samtykke før tilbaketrekkingen. For å trekke tilbake samtykke, kontakt oss på info@alquessianroyalretreat.com.

4.5 Beskyttelse av vitale interesser – artikkel 6(1)(d)

I unntakstilfeller kan vi behandle personopplysninger dersom det er nødvendig for å beskytte vitale interesser til deg eller en annen fysisk person, for eksempel i medisinske nødsituasjoner under opphold på hotellet.

4.6 Oppgave i allmennhetens interesse – artikkel 6(1)(e)

I den utstrekning vi utfører oppgaver i allmennhetens interesse eller utøver offentlig myndighet, vil vi behandle opplysninger på dette grunnlaget i samsvar med gjeldende lovgivning.

4.7 Særlige kategorier av personopplysninger

Der vi behandler særlige kategorier av personopplysninger (som helsedata eller biometriske data), er dette basert på ett av grunnlagene i GDPR artikkel 9(2), herunder ditt uttrykkelige samtykke (artikkel 9(2)(a)) eller der behandlingen er nødvendig av hensyn til vitale interesser (artikkel 9(2)(c)).

5. Hvordan vi bruker dine personopplysninger

Vi bruker dine personopplysninger til følgende formål:

5.1 Hotellvirksomhet

• Behandle og bekrefte romreservasjoner.
• Gjennomføre innsjekk og utsjekk av gjester.
• Administrere betaling og utstede fakturaer.
• Tilby og tilpasse hotellets tjenester og fasiliteter i henhold til dine preferanser.
• Håndtere spesielle forespørsler og tilretteleggingsbehov.
• Kommunisere med deg om ditt opphold før, under og etter besøket.
• Administrere lojalitets- og belønningsprogram.

5.2 Kasinovirksomhet

• Verifisere identitet og alder for å sikre at gjester er over 18 år.
• Overholde krav i norsk spillovgivning og hvitvaskingslovgivning.
• Administrere spill og gjennomføre transaksjoner i kasinolokaler.
• Håndtere selveksklusjonsprogrammer og ansvarlig spillpolitikk.
• Overvåke og forebygge svindel og misbruk.

5.3 Sikkerhet

• Overvåke hotellets og kasinoets lokaler med CCTV for å beskytte gjester, ansatte og eiendom.
• Forebygge, oppdage og rapportere kriminelle handlinger.
• Sikre IT-systemer og nettverksinfrastruktur.

5.4 Markedsføring og kommunikasjon

• Sende nyhetsbrev, tilbud og kampanjer (med ditt samtykke eller basert på berettiget interesse overfor eksisterende gjester).
• Tilpasse markedsføringskommunikasjon basert på dine preferanser og historikk.
• Gjennomføre kundtilfredshetsundersøkelser og innhente tilbakemeldinger.

5.5 Juridiske og regulatoriske formål

• Overholde rettslige forpliktelser og myndighetsforespørsler.
• Håndtere og forsvare rettslige krav.
• Gjennomføre intern revisjon og kontroll.

5.6 Forbedring av tjenester

• Analysere brukeratferd på nettstedet for å forbedre funksjonalitet og brukeropplevelse.
• Gjennomføre markedsanalyser og statistisk analyse.
• Utvikle nye tjenester og produkter.

6. Deling av personopplysninger

Vi deler ikke dine personopplysninger med uautoriserte tredjeparter. Vi kan imidlertid dele opplysninger i følgende situasjoner:

6.1 Databehandlere

Vi benytter oss av godkjente tredjepartstjenesteleverandører (databehandlere) som behandler opplysninger på vegne av oss. Alle slike databehandlere er bundet av databehandleravtaler i samsvar med GDPR artikkel 28. Dette inkluderer:

• Betalingsbehandlere: For sikker behandling av betalingstransaksjoner.
• IT-leverandører: For drift av hotellstyringssystemer, reservasjonsplattformer og nettstedsinfrastruktur.
• E-postmarkedsføringstjenester: For utsendelse av nyhetsbrev og markedsføringskommunikasjon.
• Analysetjenester: For analyse av nettstedtrafikk og brukeratferd.
• Sikkerhetsleverandører: For drift av CCTV-systemer og sikkerhetstjenester.
• Regnskaps- og revisjonstjenester: For finansiell rapportering og revisjon.
• Juridiske rådgivere: For håndtering av rettslige spørsmål og krav.

6.2 Offentlige myndigheter

Vi kan dele opplysninger med myndigheter der vi er lovpålagt å gjøre dette, herunder:

• Politiet og rettshåndhevende myndigheter ved mistanke om kriminelle handlinger.
• Lotteri- og stiftelsestilsynet i forbindelse med kasinoregulering.
• Finanstilsynet ved rapportering av mistenkelige transaksjoner i henhold til hvitvaskingsloven.
• Skatteetaten og andre skattemyndigheter.
• Datatilsynet ved forespørsler knyttet til personverntilsyn.

6.3 Forretningspartnere

Med ditt samtykke eller der det er nødvendig for å levere avtalte tjenester kan vi dele opplysninger med:

• Reisebyråer og bestillingsplattformer som har formidlet din reservasjon.
• Leverandører av tillegstjenester (transport, utflukter, spabehandlinger osv.).

6.4 Overdragelse av virksomhet

Dersom er involvert i en fusjon, oppkjøp eller salg av alle eller deler av sine aktiva, kan personopplysninger overføres som en del av transaksjonen. Vi vil i så fall varsle deg og sikre at opplysningene forblir underlagt en personvernerklæring tilsvarende denne.

6.5 Overføring til tredjeland

Normalt lagrer og behandler vi dine personopplysninger innenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS). Dersom opplysninger overføres til land utenfor EØS, sikrer vi at dette skjer i henhold til GDPR kapittel V, ved bruk av:

• Europakommisjonens standardkontraktsbestemmelser (SCCs).
• Overføring til land med tilstrekkelig beskyttelsesnivå godkjent av Europakommisjonen.
• Andre passende sikkerhetstiltak som er tillatt i henhold til GDPR.

Du kan be om mer informasjon om gjeldende sikkerhetstiltak ved å kontakte oss på info@alquessianroyalretreat.com.

7. Lagring og sletting av personopplysninger

Vi lagrer dine personopplysninger ikke lenger enn det som er nødvendig for de formålene de ble samlet inn for, med mindre lenger lagringstid er påkrevd eller tillatt ved lov. Nedenfor finner du en oversikt over våre viktigste lagringstider:

Etter utløpet av de gjeldende lagringstidene vil personopplysningene bli slettet på en sikker måte eller anonymisert slik at de ikke lenger kan knyttes til deg.

8. Dine rettigheter som registrert

I henhold til GDPR har du en rekke rettigheter knyttet til behandlingen av dine personopplysninger. Vi er forpliktet til å respektere og ivareta disse rettighetene. Du kan utøve dine rettigheter ved å kontakte oss på info@alquessianroyalretreat.com.

8.1 Rett til innsyn – artikkel 15

Du har rett til å få bekreftet om vi behandler personopplysninger om deg, og i så fall få tilgang til disse opplysningene samt informasjon om behandlingens formål, kategorier av opplysninger, mottakere, lagringstid og dine øvrige rettigheter.

8.2 Rett til retting – artikkel 16

Du har rett til å få rettet uriktige personopplysninger om deg uten ugrunnet opphold. Med hensyn til formålet med behandlingen har du også rett til å få ufullstendige personopplysninger supplert.

8.3 Rett til sletting («retten til å bli glemt») – artikkel 17

Du har rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg uten ugrunnet opphold, blant annet dersom:

• Opplysningene ikke lenger er nødvendige for formålene de ble samlet inn for.
• Du trekker tilbake ditt samtykke og det ikke finnes annet rettslig grunnlag for behandlingen.
• Du protesterer mot behandlingen og det ikke finnes tungtveiende berettigede grunner som overstyrer din protest.
• Opplysningene er blitt behandlet ulovlig.

Retten til sletting gjelder ikke der behandlingen er nødvendig for å overholde en rettslig forpliktelse eller for å reise, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

8.4 Rett til begrensning av behandling – artikkel 18

Du har rett til å kreve at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger i visse tilfeller, for eksempel dersom du bestrider riktigheten av opplysningene eller har protestert mot behandlingen.

8.5 Rett til dataportabilitet – artikkel 20

Dersom behandlingen er basert på ditt samtykke eller en avtale med deg og utføres med automatiserte midler, har du rett til å motta dine personopplysninger i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format, og til å overføre disse til en annen behandlingsansvarlig.

8.6 Rett til å protestere – artikkel 21

Du har rett til å protestere mot behandling av dine personopplysninger som er basert på berettiget interesse (artikkel 6(1)(f)) eller behandles for direkte markedsføringsformål. Dersom du protesterer mot behandling for direkte markedsføring, vil vi umiddelbart stanse slik behandling.

8.7 Rettigheter knyttet til automatiserte avgjørelser – artikkel 22

Du har rett til ikke å bli gjenstand for en avgjørelse som utelukkende er basert på automatisert behandling, herunder profilering, som har rettslig virkning eller på tilsvarende måte i betydelig grad påvirker deg, med mindre dette er tillatt i henhold til gjeldende lov eller basert på ditt samtykke.

8.8 Rett til å klage til tilsynsmyndigheten

Du har rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener at vår behandling av dine personopplysninger er i strid med gjeldende personvernlovgivning. Datatilsynets kontaktinformasjon er:

• Datatilsynet
• Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo
• Telefon: 22 39 69 00
• E-post: postkasse@datatilsynet.no
• Nettsted: www.datatilsynet.no

Vi oppfordrer deg til å ta kontakt med oss først dersom du har bekymringer, slik at vi kan forsøke å løse eventuelle problemer direkte.

8.9 Slik utøver du dine rettigheter

For å utøve dine rettigheter, vennligst send en forespørsel til:

• E-post: info@alquessianroyalretreat.com
• Post: , v/ Personvernombud,

Vi vil besvare din forespørsel innen 30 dager. Dersom forespørselen er kompleks eller vi mottar mange forespørsler, kan fristen forlenges med ytterligere to måneder. Vi vil i så fall informere deg om forlengelsen og årsaken til denne innen 30 dager etter mottak av forespørselen. Vi vil ikke kreve gebyr for behandling av din forespørsel, med mindre forespørselen er åpenbart ubegrunnet eller overdreven.

9. Informasjonskapsler (Cookies)

Vårt nettsted alquessianroyalretreat.com bruker informasjonskapsler og tilsvarende teknologier for å forbedre din brukeropplevelse, analysere nettstedtrafikk og levere tilpasset innhold og annonser.

Vi bruker følgende kategorier av informasjonskapsler:

• Nødvendige informasjonskapsler: Disse er avgjørende for at nettstedet skal fungere korrekt og kan ikke deaktiveres. De lagrer ingen personlig identifiserbar informasjon.
• Funksjonelle informasjonskapsler: Disse husker dine preferanser og innstillinger for å forbedre din opplevelse.
• Analyseinformasjonskapsler: Vi bruker tjenester som Google Analytics for å forstå hvordan besøkende bruker nettstedet vårt. Disse krever ditt samtykke.
• Markedsføringsinformasjonskapsler: Brukes for å vise deg relevante annonser på tvers av nettsteder. Disse krever ditt samtykke.

Du kan administrere dine innstillinger for informasjonskapsler gjennom informasjonskapselbanneret som vises ved ditt første besøk, eller ved å justere innstillingene i nettleseren din. Merk at deaktivering av visse informasjonskapsler kan påvirke funksjonaliteten på nettstedet.

10. Informasjonssikkerhet

Vi tar sikkerheten til dine personopplysninger på alvor og har iverksatt passende tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte opplysningene mot uautorisert tilgang, tap, misbruk, endring eller ødeleggelse. Disse tiltakene inkluderer:

• Kryptering av data under overføring via SSL/TLS-protokoll.
• Kryptering av lagrede sensitive opplysninger.
• Tilgangskontroll basert på behov-å-vite-prinsippet.
• Regelmessig sikkerhetsopplæring for ansatte.
• Brannmurer og systemer for inntrengningsdeteksjon.
• Regelmessige sikkerhetsrevisjoner og sårbarhetsvurderinger.
• Prosedyrer for håndtering av datainnbrudd og hendelsesrespons.

Dersom vi oppdager et personvernbrudd som sannsynligvis medfører høy risiko for dine rettigheter og friheter, vil vi varsle deg uten ugrunnet opphold i samsvar med GDPR artikkel 34. Alvorlige brudd vil også rapporteres til Datatilsynet innen 72 timer i henhold til GDPR artikkel 33.

11. Mindreårige

Vårt nettsted og våre tjenester er ikke rettet mot barn under 18 år. Kasinotjenestene ved Alquessianroyalretreat er forbeholdt personer som er 18 år eller eldre, i samsvar med norsk spillovgivning. Vi samler ikke bevisst inn personopplysninger fra mindreårige. Dersom du mener at vi utilsiktet har samlet inn opplysninger om en mindreårig, ber vi deg kontakte oss umiddelbart slik at vi kan slette slike opplysninger.

12. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen fra tid til annen for å reflektere endringer i vår behandlingspraksis, ny lovgivning eller andre omstendigheter. Den oppdaterte versjonen vil bli publisert på vår nettside med en revidert dato øverst i erklæringen.

Dersom vi foretar vesentlige endringer som påvirker behandlingen av dine personopplysninger, vil vi varsle deg på en passende måte, for eksempel via e-post eller ved tydelig varsling på nettstedet, i rimelig tid før endringene trer i kraft. Vi oppfordrer deg til å lese denne erklæringen jevnlig.

13. Kontaktinformasjon

Dersom du har spørsmål, bekymringer eller ønsker å utøve dine rettigheter i henhold til denne personvernerklæringen eller gjeldende personvernlovgivning, er du velkommen til å kontakte oss:

Vi behandler alle henvendelser om personvern konfidensielt og med høyeste prioritet. Du vil normalt motta svar innen 30 dager etter at vi har mottatt din forespørsel.